System zarządzania dokumentami (DMS)

IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi), z siedzibą w Dortmundzie, jest wspólnym centrum technologii i kompetencji dla zastosowań biznesowych zorientowanych na usługi przemysłu i izb handlowych (IHK) oraz niemieckiego przemysłu i Izby Handlowej (DIHK) w Niemczech. Od ponad 40 lat IHK GDi świadczy kompleksowe usługi w zakresie obsługi IT, rozwoju aplikacji, rozwiązań procesów biznesowych i usług cyfrowych dla organizacji przemysłu i izb handlowych.

Klientem tej procedury jest IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi). IHK GDi prowadzi procedurę udzielania zamówień we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność oraz zawiera umowę ramową jako centralny partner kontraktowy. Obecnie około 26 IHK kupuje system zarządzania dokumentami "Helic" od dostawcy IQVIA. Według dostawcy ten zakres wyników zostanie usunięty z portfela usług, a produkt "Helic" zostanie wycofany pod koniec 2027 r. Istnieje zatem pilna potrzeba rozwiązania następczego.

Zmiana DMS do 26 IHK jest planowana do 31.12.2027. Aby ostatnie IHK zostały wyemigrowane, do końca tego dnia musi zostać wyraźnie rozpoczęty techniczny, produktywny import dokumentów. Już rozpoczęte loty mogą być zakończone. Do tego czasu nowy DMS musi być wdrożony, skonfigurowany i operacyjny, pozwolenia i interfejsy skonfigurowane i przetestowane, a migracja testowa i wydajne uwolnienie pomyślnie zakończone.

Zwolnienie nie ma zastosowania do preparatów będących w toku lub później rozpoczętych przywozów produkcyjnych. Pozostały zakres i termin zakończenia należy uzgodnić w sposób wiążący z wykonawcą i odpowiednim IHK. Niezwłocznie następuje indeksowanie, badanie, stabilizacja i akceptacja. Sam początek importu nie stanowi końca migracji. 26 IHK wymienionych w załączniku i zaznaczonych kolorami chcą przejść na nowy DMS w 2027 na podstawie umowy ramowej oferowanej przez IHK- GDi.

Jako punkt odniesienia dla planowania w 2027 r. zakłada się maksymalnie 26 IHK o różnych rozmiarach. Rzeczywiste uczestniczące IHK, jak również zapasy i wolumeny danych, które mają być przekazywane na IHK, wymagane funkcje i interfejsy, które mają być zintegrowane, są koordynowane między wykonawcą a odpowiednim IHK przed rozpoczęciem odpowiedniej migracji. Klient zakłada znacznie więcej IHK, którzy będą korzystać z tej umowy ramowej. Klient nie może zobowiązać się do uczestnictwa w IHKS ze względów organizacyjnych.

Świadczenie usług rozpoczyna się od udzielenia zamówienia. Po pierwsze, uczestniczące IHK muszą zostać przeniesione do nowego DMS w określonym terminie i zgodnie z określonymi wymogami. W ramach wstępnej migracji wszystkie pliki i dokumenty są importowane do DMS przez samych użytkowników klienta po ustaleniu przez wykonawcę gotowości operacyjnej. DMS musi być odpowiednie do pracy w chmurze i umożliwiać pełne wdrożenie jako Softare-as-a-Service (SaaS).

Operacja musi odbywać się w środowisku certyfikowanym przez ISO? 27001 (lub równoważnym) w Republice Federalnej Niemiec. W szczególności muszą zostać spełnione wymogi dotyczące ochrony danych, bezpieczeństwa danych, dostępności i skalowalności systemu. Należy zapewnić, aby wszystkie funkcje administracyjne i zawodowe były w pełni dostępne w pracy w chmurze.

Wykonawca musi zapewnić, że oferowany DMS może być obsługiwany na wniosek Klienta w uzupełnieniu do operacji jako usługa typu "equitare-as- a- service" (SaaS) w infrastrukturze w chmurze, również w co najmniej jednej innej formie działania i wspierany przez Wykonawcę, w szczególności w operacji on@-@ preposise lub w infrastrukturze obsługiwanej przez Klienta lub osobę trzecią.

Wsparcie obejmuje co najmniej dostarczanie oprogramowania, jak również wsparcie techniczne i organizacyjne instalacji, uruchomienia, utrzymania i eksploatacji systemu w odpowiedniej formie operacyjnej. Oprogramowanie jest odpornym na przyszłość, modułowym i wielolokatorskim rozwiązaniem do zbierania, przechowywania, zarządzania i archiwizacji informacji i dokumentów na abonentach. Ponieważ rozwiązania DMS oferentów są …