Systemy informatyczne berlińskich szkół muzycznych

Senacka Administracja ds. Kultury i Spójności Społecznej (SenKultGZ), Ref. I D, formalnie odpowiada za dziedzinowy system IT 12 (dwunastu) berlińskich szkół muzycznych, służący do zarządzania zajęciami, kursami, wypożyczaniem instrumentów oraz umowami z uczniami i nauczycielami. „servicezentrum musikschulen” (szm) jest jednostką organizacyjną Fundacji na rzecz Kulturalnego Kształcenia Ustawicznego i Doradztwa Kulturalnego (SKWK).

SKWK to fundacja dotowana przez kraj związkowy Berlin, podlegająca właściwości SenKultGZ. szm odpowiada za wsparcie merytoryczne i eksploatację dziedzinowego systemu IT. W celu modernizacji w ramach zamówienia publicznego ogłoszono przetarg na nowy dziedzinowy system IT (zwany dalej „Systemem”). SKWK występuje w nim w roli Zamawiającego, a w przypadku udzielenia zamówienia jako przyszła strona umowy; w dokumentacji przetargowej określana jest mianem Zamawiającego (AG).

Podmiot rynkowy, któremu zostanie udzielone zamówienie w niniejszym postępowaniu, będzie w dalszej części określany mianem Wykonawcy (AN). Zamawiający przed wszczęciem niniejszego postępowania korzystał z doradztwa spółki PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH w zakresie przygotowania i opracowania koncepcji zamówienia. Ponadto PD wspiera Zamawiającego jako komórka ds. zamówień przy prowadzeniu bieżącego postępowania przetargowego.

Rocznie we wszystkich 12 berlińskich szkołach muzycznych oferowanych jest łącznie ok. 350 przedmiotów dydaktycznych w formie zajęć indywidualnych, w małych lub dużych grupach i/lub w formie kursów. Łącznie prowadzonych jest ok. 60 000 umów z uczniami i ok. 2 000 umów z nauczycielami. Obecnie berlińskie szkoły muzyczne wykorzystują w tym celu system „MS-IT” firmy Advellence Solutions AG.

„MS-IT” jest rozwiązaniem dedykowanym i składa się z dwóch modułów: oprogramowania standardowego „Information Manager” oraz wtyczki (add-in) „Vertragsverwaltung” [zarządzanie umowami], opracowanej specjalnie na potrzeby szkół muzycznych. Dalsze ogólne szczegóły dotyczące środowiska berlińskich szkół muzycznych są dostępne na powiązanej stronie internetowej: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/.

Dotychczasowy dziedzinowy system IT prowadzony jest w modelu on-premise przez zewnętrznego usługodawcę sqlXpert w prywatnym centrum danych. W odniesieniu do przyszłego Systemu SKWK poszukuje rozwiązania w modelu Software-as-a-Service (SaaS), którego eksploatacja będzie prowadzona u producenta lub w powiązanym z nim centrum danych.

Na etap realizacji projektu zastąpienia dotychczasowego systemu, poza informacjami zawartymi w wymaganiach (nie)funkcjonalnych w Załączniku B.1_Katalog wymagań (Anlage B.1_Anforderungskatalog), obowiązują następujące warunki ramowe: * Na potrzeby planowania projektu zastąpienia dotychczasowego systemu, w tym migracji danych, Wykonawca (AN) może skalkulować na cały okres trwania projektu wsparcie w łącznym wymiarze 1,25 etatu przeliczeniowego (FTE / VZÄ) ze strony szm, którego kompetencje obejmują m.in. zarządzanie projektami, dokumentację, testowanie oraz optymalizację procesów biznesowych. * W ramach migracji danych historycznych Wykonawca powinien zweryfikować łącznie ok. 20 tabel bazodanowych z różnymi relacjami oraz założyć łączny wolumen danych wynoszący około 10 GB. * W odniesieniu do bieżącej eksploatacji Wykonawca powinien uwzględnić w zarysie rozwiązania i kalkulacji, że wszystkie zgłoszenia w ramach wsparcia pierwszej linii (First-Level-Support) będą obsługiwane przez szm, w związku z czym do Wykonawcy trafiać będą wyłącznie zgłoszenia wsparcia drugiej linii (2nd-Level) lub wyższej.

Przedmiot zamówienia obejmuje zasadniczo następujące elementy: * licencję na oprogramowanie i jego utrzymanie oraz eksploatację w modelu Software-as-a-Service, * powiązane usługi w obszarach: doradztwo architektoniczne i procesowe, rozwój oprogramowania, testowanie, integracja systemowa, szkolenia itp. (szczegóły w Załączniku C_Formularz cenowy [Anlage C_Preisblatt]), * wsparcie klienta (2n…