Zakup usług oprogramowania HR

Zakup usługi oprogramowania w chmurze (SaaS), wymagającej połączenia z Internetem i rozliczanej w formie regularnej opłaty subskrypcyjnej, na rzecz spółki KAPOS HOLDING Közszolgáltató Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársaság oraz 5 innych spółek handlowych należących do jej grupy kapitałowej. Poszukiwany system będzie zapewniał pełne wsparcie informatyczne dla procesów kadrowych (HR), płacowych, ubezpieczeń społecznych oraz zarządzania benefitami/świadczeniami dla łącznie 900 pracowników.

Częścią procesu zamówienia jest pełna migracja zbiorów danych z obecnie używanego systemu do systemu wybranego w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także powiązane z tym zadania z zakresu integracji systemów i prac programistycznych.

1. Podstawowe warunki stawiane wykonawcy i systemowi:
   • Pełna migracja danych z obecnie używanego oprogramowania, przeniesienie danych historycznych w taki sposób, aby możliwe było przeszukiwanie danych historycznych zgodnie z wcześniejszym podziałem strukturalnym. Należy zachować dotychczasowy podział na spółki zależne i działy.
   • Organizacja i przeprowadzenie migracji danych należy do zadań wykonawcy w sposób gwarantujący bezpieczne przekazanie danych.
   • Możliwość utworzenia połączenia wejściowego i wyjściowego (Input/Output) z autorskim systemem ERP grupy kapitałowej.
   • Zapewnienie funkcjonowania w hybrydowej strukturze ubezpieczeń społecznych (płatnicy świadczeń i podmioty niebędące płatnikami) w ramach jednego interfejsu płacowego, wynikające ze specyfiki działania grupy kapitałowej.
   • Obsługa zmian organizacyjnych i integracji organizacyjnej. W ciągu 2 lat przewiduje się połączenie z sukcesją prawną 4 z 6 obecnych spółek wchodzących w skład grupy – zapewnienie wsparcia IT dla tego procesu jest zadaniem wybranego oprogramowania kadrowo-płacowego.
   • Oferty należy składać wyłącznie na system chmurowy. Centralną częścią systemu jest system oparty na chmurze, dostarczany i utrzymywany przez usługodawcę, będący aplikacją lub oprogramowaniem chmurowym dostępnym z poziomu przeglądarki za pośrednictwem interfejsu internetowego.
   • Dane muszą być przechowywane w infrastrukturze krajowej (na Węgrzech).
   • System wykonawcy musi zapewniać bieżącą zgodność z przepisami prawa węgierskiego we wszystkich funkcjach.
   • Spełnienie wymogów dyrektywy o cyberbezpieczeństwie NIS2 jest bezwzględnie wymagane.
   • Wykonawca musi posiadać pełne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, obejmujące również incydenty związane z ochroną danych i cyberbezpieczeństwem.
2. Wymagania stawiane wykonawcy oraz systemowi 2.1 Wymagania dotyczące usługi w chmurze
   • Wykonawca w ramach świadczonej usługi powinien wdrażać regularne aktualizacje oprogramowania, uruchamiać skrypty i pakiety aktualizacyjne.
   • Należy zapewnić monitoring aplikacji oraz rejestrowanie zdarzeń (logowanie).
   • Usługodawca powinien przeprowadzać konserwację zapobiegawczą, zapewniać wersje oprogramowania zgodne z aktualnymi przepisami prawa oraz stale modernizować użytkowany system.
   • Usługodawca musi stosować rozwiązania antywirusowe na swoim serwerze.
   • Należy zapewnić wsparcie techniczne/klienta związane z użytkowaniem oferowanego oprogramowania. Przez wsparcie klienta rozumie się udzielanie informacji dotyczących działania, obsługi, użytkowania i eksploatacji systemu oraz przyjmowanie i obsługę zgłoszeń błędów.
   • Oczekiwany czas dostępności wsparcia klienta: w dni robocze, od poniedziałku do czwartku w godz. 8:00–16:00, w piątki w godz. 8:00–14:00. Ponadto wymagane jest zapewnienie wsparcia telefonicznego. Wsparcie telefoniczne musi być dostępne w godzinach dostępności, a jego głównym celem jest natychmiastowe odpowiadanie na pytania informacyjne dotyczące działania, obsługi, użytkowania i eksploatacji systemu.
   • Wymagane jest również zapewnienie wsparcia za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu zgłaszania ewentualnych awarii i incydentów.
   • Wymagane jest wysyłanie biuletynu/pisma informacyjnego w przypadku wdrażania nowych wersji oprogramowan…