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Support services for the editorial maintenance of the Internet and intranet sites of the State of Hessen

At a glance

Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (Wiesbaden, Germany) is tendering: Support services for the editorial maintenance of the Internet and intranet sites of the State of Hessen. Offers are due 26 Oct 2026, 10:00 CET. Estimated value €3.2m, 24-month contract, 2 lots. Bidders must show, among other things: references.

26 Oct 2026, 10:00 CET
Deadline
€3.2m
Estimated value
24 months
Duration
Open procedure
Procedure
IT services: consulting, software development, Internet and support (72000000)
Main CPV
24 Sept 2026
Published

Translated from the official notice. The original text is the legally binding one.

What the buyer wants

Profile: Editorial – Online Communication The areas of activity include ongoing and project-based support in the web-optimized preparation and publishing of content on the state's portals, as well as support in maintaining social media channels. This profile encompasses the following tasks:

• Web-optimized preparation of texts in accordance with respective media user requirements.

• Editorial maintenance of texts for our internet and intranet presences.

• Support in the day-to-day maintenance of state-owned social media channels (predominantly Facebook, Instagram, or X), expansion and development of social media strategies, and community management.

• Analysis, design, and optimization of navigation and information structures for the various portals.

• Conception and establishment of new online offerings.

• Pre-qualification and forwarding of error and incident reports.

• Quality assurance of style guides and manuals for the portals and their functionalities from an editorial perspective.

• Creation and updating of reference works and working aids for editorial teams.

• Implementation of search engine optimization (SEO) and AI-powered search engine/generative engine optimization (GEO) measures.

• Consultation, conception, and generation of statistics using the software Matomo.

• Planning and execution of workshops and training sessions in an online editorial environment.

• Conception and production of explanatory videos.

• Research and consulting activities regarding new internet trends and best practices in digital public administration communication.

Qualifications At least three years of experience is expected in the following qualifications:

• Editorial maintenance and further development of digital web offerings

• Working with the Drupal content management system or Portal Site Manager

• Day-to-day maintenance of portal pages and migration of content from external sources

• Analysis, design, and optimization of navigation and information structures

• Image research, image processing, and formatting/design of information

• Sound knowledge of search engine optimization (SEO) and AI-powered search system optimization (GEO)

• In the execution of workshops and training sessions on editorial topics Very good written and spoken German language skills are required (minimum requirement: C2 level according to the Common European Framework of Reference for Languages or equivalent).

Additionally, the following qualifications are desirable:

• Experience in the editorial maintenance of an information portal for displaying current news, events, and projects for a federal, state, or municipal administration

• Experience in the editorial maintenance and management of an administrative portal with an interface to the Portal Network Online Gateway (PVOG) for a federal, state, or municipal administration

Profile: Editorial – Accessibility When preparing content for the web, special attention must be paid to ensuring that people with disabilities and non-native speakers can also use these services. To meet these requirements, editorial teams must integrate alternative presentation formats into the website in addition to standard content preparation and display. Examples:

• For visually impaired people who have text read aloud using corresponding software, the text structure must be conveyed via the HTML code.

• For video content, the audio track's content must always be provided via subtitling, making it accessible to people with hearing impairments.

• Standard-language texts must be translated into Easy Language (Leichte Sprache), providing access to information and communication for people with cognitive disabilities and non-native speakers.

Tasks

• PDF documents must be revised so that they meet accessibility standards (in accordance with PDF/UA-1 & WCAG 2.1). o Tag structures in PDFs must be created and verified. o Documents must be tested for readability via screen readers and verified for PDF/UA compliance.

• PDF documents created …

Beschaffung von Unterstützungsleistungen für die redaktionelle Pflege der Internet- und Intranetseiten des Landes Hessens

Lots (2)

  1. Lot 1Support services for the editorial maintenance of the Internet and intranet sites of the State of Hessen

    €3.2m · 24 months

    Profil Redaktion – Online Kommunikation Zu den Tätigkeitsfeldern gehört die laufende und projektbezogene Unterstützung bei der onlinegerechten Aufbereitung und dem Einstellen von Inhalten auf den Portalen des Landes sowie die Unterstützung bei der Pflege der Social-Media-Kanälen. Dieses Profil umfasst folgende Aufgaben: •Onlinegerechte Aufbereitung von Texten entsprechend der jeweiligen medialen Nutzeranforderungen. •Redaktionelle Pflege von Texten für unsere Internet-und Intranetauftritte. •Unterstützung bei der tagesaktuellen Pflege landeseigener Social-Media-Kanäle (vorwiegend Facebook, Instagram oder X), Ausbau- und Entwicklung von Social-Media-Strategien und Community Managagement. •Analyse, Design und Optimierung von Navigations- und Informationsstrukturen der verschiedenen Portale. •Konzeption und Aufbau von neuen Internetangeboten. •Vorqualifizierung und Weitergabe von Fehler- und Störungsmeldungen. •Qualitätssicherung von Styleguides und Leitfäden zu den Portalen und deren Funktionalitäten aus redaktioneller Perspektive. •Erstellung und Aktualisierung von Nachschlagewerken und Arbeitshilfen für Redaktionen. •Durchführung von Maßnahmen zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) und der KI-gestützten Suchsystemoptimierung (GEO). •Beratung, Konzeption und Erstellen von Statistiken mit der Software Matomo. •Planung und Durchführung von Workshops und Schulungen im Online-Redaktionsumfeld. •Konzeption und Produktion von Erklärvideos. •Recherche und Beratungstätigkeiten zu neuen Internettrends sowie Best Practices aus der digitalen Verwaltungskommunikation. Qualifikation Es wird eine mindestens dreijährige Erfahrung in folgenden Qualifikationen erwartet: •Redaktionelle Pflege und Weiterentwicklung von digitalen Internetangeboten •Arbeit mit dem Content-Management-System Drupal oder Portal Site Manager •Tagesaktuelle Pflege von Portalseiten und Migration von Inhalten aus externen Quellen •Analyse, Design und Optimierung von Navigations- und Informationsstrukturen •Bildrecherche, Bildbearbeitung und Ausgestaltung der Informationen •Fundierte Kenntnisse in der Suchmaschinenoptimierung (SEO) und der KI-gestützten Suchsystemoptimierung (GEO) •In der Durchführung von Workshops und Schulungen zu redaktionellen Themen Erforderlich sind sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Mindestanforderung C2 Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen oder gleichwertig). Außerdem sind folgende Qualifikationen wünschenswert: •Erfahrung in der redaktionellen Pflege eines Informationsportals zur Darstellung von aktuellen Meldungen, Veranstaltungen und Projekten für eine Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung •Erfahrung in der redaktionellen Pflege und Betreung eines Verwaltungsportals mit einer Anbindung an den Portalverbund Online-Gateway (PVOG) für eine Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung Profil Redakion - Barrierefreiheit Bei der onlinegerechten Aufbereitung von Inhalten ist insbesondere darauf zu achten, dass auch Menschen mit Beeinträchtigungen und Nicht-Muttersprachler diese Angebote nutzen können. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen die Redaktionen neben der normalen Aufarbeitung und Darstellung der Webinhalte, alternative Darstellungsformen in die Website integrieren. Beispiele: •Für seheingeschränkte Menschen, die sich den Text durch entsprechende Programme vorlesen lassen, muss die Textstruktur über den HTML-Code vermittelt werden. •Bei Video-Content muss der Inhalt der Tonspur immer durch Untertitelung bereitgestellt werden und so auch für Meschen mit Hörbehinderung zugänglich sein. •Standardsprachliche Texte müssen in Leichte Sprache übersetzt werden und so Menschen mit kognitiver Behinderung und Nicht-Muttersprachlern den Zugang zu Informationen und Kommunikation eröffnen. Aufgaben •PDF-Dokumente müssen so überarbeitet werden, sodass diese der Barriere-freiheit (gemäß PDF/UA-1 & WCAG 2.1) genügen. oTag-Strukturen in PDFs müssen erstellt und kontrolliert werden. oDokumente via Scr…

  2. Lot 2

    €3.2m · 24 months
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Presentation of at least 3 appropriate references from the last three years (deadline date "expiration of the offer deadline"), which correspond by type and scope to the requirements listed below. •Art: The reference covered the complete spectrum of the online editorial team, from the online creation and preparation of content taking into account SEO and GEO aspects with the CMS systems Drupal and/or Portal Site Manager (by Open Text) to the creation of accessible PDFs and content in easy language for the Internet offer. Tasks also included optimising the website’s navigation and information structures as well as designing extensions in the form of modules and components. The website must be specified by naming the URL. •Extent: At least 100 person days per reference Finally, the name of the declarant shall be indicated in the reference template.

How offers are scored

  • List of criteria70%
  • Price sheet30%

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