EU-fundedBZPPolski

Consultation and expert assessment of the collections of the Jasna Góra Monastery of the Pauline Fathers in the RISM database in the Muscat program as part of the project Polish Culture (...)

Narodowy Instytut Fryderyka ChopinaWarszawa, PolandNotice 2026/BZP 00499667/01 · Reference number: ocds-148610-e9c35fb8-6acb-4bdc-9cb6-0fd0f2dac28a

At a glance

Narodowy Instytut Fryderyka Chopina (Warszawa, Poland) is tendering: Consultation and expert assessment of the collections of the Jasna Góra Monastery of the Pauline Fathers in the RISM database in the Muscat program as part of the project Polish Culture (...). Offers are due 29 Oct 2026, 09:00 CET. 30-month contract, 4 lots. Bidders must show, among other things: key people.

Analyse this tender in SalesDotsOfficial noticeTender documents

Translated from the official notice. The original text is the legally binding one.

Key facts

Deadline
not published
Estimated value
30 months
Duration
21 Oct 2026
Published
2026/BZP 00499667/01
Notice number
ocds-148610-e9c35fb8-6acb-4bdc-9cb6-0fd0f2dac28a
Reference number
Data entry services (72312000)
Main CPV
4
Lots
not allowed
Variant offers

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Dates

Every date of the notice and its changes, in order. Times: Brussels / Warsaw.

  1. Notice published

  2. Deadline for offers

  3. Opening of offers

  4. Offers binding until (computed)computed

    29 days from the deadline for offers, per the notice

What the buyer wants

Service consisting in conducting consultation of substantive collections of the Archives of Jasna Góra Monastery OO. Paulinów on Jasna Góra at the Répertoire International des Sources Musicales (RISM) base in Muscat program as part of “Polish music culture in a European perspective: sources and contexts”. The order will be carried out in 40h/m-c, maximum 1200h (30 months). A detailed description is given in Annex 1a to the WWZ.

CPV codes

  • 72312000Data entry servicesmain
  • 72312100Data preparation services
  • 79131000Documentation services
  • 98390000Other services

Lots (4)

The contract is divided into 4 lots. Offers may be submitted for selected lots where the documents allow it.

  1. Lot 1Part 1

    Estimated value:
    not published
    Duration:
    30 months
    CPV:
    72312000 · Data entry services

    Service consisting in conducting consultation of substantive collections of the Archives of Jasna Góra Monastery OO. Paulinów on Jasna Góra at the Répertoire International des Sources Musicales (RISM) base in Muscat program as part of “Polish music culture in a European perspective: sources and contexts”. The order will be carried out in 40h/m-c, maximum 1200h (30 months). A detailed description is given in Annex 1a to the WWZ.

  2. Lot 2Part 2

    Estimated value:
    not published
    Duration:
    30 months
    CPV:
    72312000 · Data entry services

    Service consisting in conducting consultation of substantive collections of the Archives of Jasna Góra Monastery OO. Paulinów on Jasna Góra at the Répertoire International des Sources Musicales (RISM) base in Muscat program as part of “Polish music culture in a European perspective: sources and contexts”. The order will be carried out in 40h/m-c, maximum 1200h (30 months). A detailed description is given in Annex 1a to the WWZ.

  3. Lot 3Part 3

    Estimated value:
    not published
    Duration:
    30 months
    CPV:
    72312000 · Data entry services

    Usługa polegająca na prowadzeniu specjalistycznej ekspertyzy dla zbiorów Archiwum Jasnogórskiego Klasztoru OO. Paulinów na Jasnej Górze w bazie Répertoire International des Sources Musicales (RISM) w programie Muscat w ramach Projektu „Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej: źródła i konteksty". Zamówienie będzie realizowane w ilości 45h/m-c, maksymalnie 1350h (30 miesięcy). Szczegółowy opis zawiera załącznik nr 1b do SWZ.

  4. Lot 4Part 4

    Estimated value:
    not published
    Duration:
    30 months
    CPV:
    72312000 · Data entry services

    Usługa polegająca na prowadzeniu specjalistycznej ekspertyzy dla zbiorów Archiwum Jasnogórskiego Klasztoru OO. Paulinów na Jasnej Górze w bazie Répertoire International des Sources Musicales (RISM) w programie Muscat w ramach Projektu „Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej: źródła i konteksty". Zamówienie będzie realizowane w ilości 45h/m-c, maksymalnie 1350h (30 miesięcy). Szczegółowy opis zawiera załącznik nr 1b do SWZ.

Conditions for participation & required documents

What the notice asks bidders to prove, and the documents it requires. Full text below.

Conditions in the notice

  • Key peopleNamed roles, CVs or minimum team

Detected automatically in the published notice. Always confirm against the tender documents.

Show the notice text (1)

Część 1-2 zamówienia będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą:

  1. dyplom ukończenia studiów co najmniej II stopnia na kierunku Muzykologia wydany przez Uniwersytet lub inną uprawnioną uczelnię/instytut naukowy;
  2. co najmniej 24-miesięczne doświadczenia w pracy w programie Muscat. Część 3-4 zamówienia będzie dysponował co najmniej 1 osobą, przeznaczoną do realizacji zamówienia posiadającą:
  1. dyplom ukończenia studiów co najmniej III stopnia lub szkoły doktorskiej na kierunku Muzykologia, wydany przez Uniwersytet lub inną uprawnioną uczelnię/instytut naukowy;
  2. co najmniej 48-miesięczne doświadczenia w pracy w programie Muscat. UWAGA! Jeżeli Wykonawca składa ofertę na więcej niż jedną część zamówienia, Zamawiający uzna warunek dotyczący dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia za spełniony, jeżeli Wykonawca dla każdej z oferowanych części wskaże co najmniej jedną (inną) osobę spełniającą wyżej określone warunki.

Original language: Polish

Bid bond & performance security

Tender security (bid bond)
not required
Performance security
not required

What the notice says about securities

Wadium: non-required | Security of performance of contract: not required

EXAMPLE — not a result for your companyCan you bid? Your readiness check

This is the SalesDots check: every condition in the notice, the company registers and your whole company profile — certificates with expiry dates, team, references and financials — in one place. The results below are an example; you see the real one after signing in.

11 met · 1 expiring · 2 missing · 2 to check

Conditions in this notice

  • Key people2 people in the team meet itIn your profile

Registers — checked automatically

  • KRS / CEIDG statuscompany active, representation matchesVerified
  • NIP and VAT white listactive VAT payer, account listedVerified
  • Beneficial owners (CRBR)filing matches KRSVerified
  • EU VAT (VIES)number active in VIESVerified
  • LEI (GLEIF)LEI issued and renewed, data matches the registerVerified
  • Sanctions screeningcompany and owners not listedVerified

Company profile — matched to the requirements

  • ISO/IEC 27001company certificate, validIn your profile
  • ISO 9001company certificate — renew before you bidExpires before the deadline
  • ISO 22301add it or bring in a consortium partnerNot in your profile yet
  • Project manager — PMP / PRINCE22 people, 5+ years of experienceIn your profile
  • Solution architect — TOGAFno certified personNot in your profile yet
  • IT references, last 3 years3 public-sector implementationsIn your profile
  • Turnover, last 3 yearsfrom financial statementsIn your profile
  • Partner status (Microsoft, SAP, Oracle)to confirm with the vendorNeeds a look
  • Security clearance (Poufne, NATO)to check in the teamNeeds a look
Check it against my company

Award criteria

The full criteria and their weights, as published in the notice.

For all lots

  • Price60%
  • Experience of the person designated for the performance of the contract (40%

Buyer

Narodowy Instytut Fryderyka Chopina

Address
Warszawa, Poland
Region (NUTS)
PL14
Official contact address
[email protected]
The functional mailbox published in the notice. We never publish personal data.

Register identifiers

NIP (tax id)
5252214269
REGON
017307171
EU VAT
PL5252214269

What this buyer bought before

26 IT contract award notices 2020–2026, €3.2m in total.

  • Przygotowanie obiektów wytypowanych do digitalizacji ze zbiorów Biblioteki PAN w Gdańsku w ramach projektu "Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej…

    Winner: Polska Akademia Nauk Biblioteka Gdańska · 1 bid

    PLN 147,987

    8 Sept 2026

  • Ekspertyza specjalistyczna dot. źródeł chorałowych znajdujących się w Bibliotece i Archiwum Krakowskiej Kapituły Katedralnej w ramach projektu "Polska kultura …

    Winner: Anita Pyrek-Nąckiewicz +4 more contractors · 1 bid

    PLN 327,659

    2 Jul 2026

  • Usługa polegająca na przygotowaniu instrumentów do digitalizacji (tomografia, 3D, dźwiękowa) z kolekcji Muzeum Instrumentów Muzycznych oddział Muzeum Narodoweg…

    Winner: Fundacja Harmonia Artis · 1 bid

    PLN 371,350

    1 Jul 2026

  • Zakup wyposażenia wraz z montażem dla celów dostosowania przejścia z Centrum Chopinowskiego dla osób z niepełnosprawnościami

    Winner: HONEYWELL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ · 1 bid

    PLN 291,572

    17 Jun 2026

  • Kontrola merytoryczna prac digitalizacyjnych i katalogerskich wytypowanych muzykaliów w projekcie "Polska kultura muzyczna w perspektywie europejskiej - źródła…

    Winner: Marta Opryszk +1 more contractors · 1 bid

    PLN 265,320

    7 Apr 2026

  • Długoterminowa archiwizacja plików cyfrowych na zewnętrznych optycznych nośnikach danych wraz z przechowywaniem poza siedzibą Zamawiającego

    Winner: Archipeak Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością · 1 bid

    PLN 752,637

    23 Feb 2026

How to submit an offer

Offers are submitted only on the buyer's platform, before the deadline for offers.

ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-e9c35fb8-6acb-4bdc-9cb6-0fd0f2dac28a
Platform
Go to the platformTender documentsOfficial notice

Questions & answers

What is the deadline for offers in "Consultation and expert assessment of the collections of the Jasna Góra Monastery of the Pauline Fathers in the RISM database in the Muscat program as part of the project Polish Culture (...)"?

Offers are due by 29 Oct 2026, 09:00 CET.

What is the estimated value?

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Who is the buyer?

Narodowy Instytut Fryderyka Chopina (Warszawa, Poland); NIP (tax id) 5252214269, REGON 017307171.

Where and how do I submit an offer?

Offers are submitted electronically on https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-e9c35fb8-6acb-4bdc-9cb6-0fd0f2dac28a.

Is the contract divided into lots?

Yes, into 4 lots.

How are offers scored?

Price 60%, Experience of the person designated for the performance of the contract ( 40%.

Is a bid bond required?

No, the notice does not require a bid bond.

Win it with SalesDots

Read the documents for you

SalesDots fetches the tender documents (or takes your upload when a platform does not allow it) and answers the two questions that matter first: what the buyer wants built, and what you must prove to take part, each with the exact quote and page.

Analyse documents

Match it with your profile

Every certificate, reference and role is checked against your company: green when you have it, amber when it expires before the deadline, grey when it needs a look.

Check my fit

Prepare your response

Turn the conditions into a bid checklist with owners and due dates, draft the questions to the buyer and keep the team on one plan.

Start a response

Never miss a change

Track the deadline, amendments and answers to clarification questions, and get similar tenders and re-tenders before they are published.

Track this tender

Source: Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP). SalesDots is not the contracting authority; offers are submitted only through the buyer's platform. Data from the official notice, refreshed 23 Oct 2026, 19:37 CEST.