Comprehensive IT service for Zachęta – National Gallery of Art

ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKIWarszawa, PolandNotice 2026/BZP 00510178/01 · Reference number: ocds-148610-a60c1815-5608-4871-8971-cc52ade960ea

At a glance

ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI (Warszawa, Poland) is tendering: Comprehensive IT service for Zachęta – National Gallery of Art. Offers are due 6 Nov 2026, 10:00 CET. 24-month contract. Bidders must show, among other things: key people.

Official noticeTender documents

Already a customer? Open it in the app

Translated from the official notice. The original text is the legally binding one.

Key facts

Deadline
not published
Estimated value
24 months
Duration
29 Oct 2026
Published
ocds-148610-a60c1815-5608-4871-8971-cc52ade960ea
Reference number
IT services: consulting, software development, Internet and support (72000000)
Main CPV
not allowed
Variant offers

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Dates

Every date of the notice and its changes, in order. Times: Brussels / Warsaw.

  1. Notice published

  2. Deadline for offers

  3. Opening of offers

  4. Offers binding until (computed)computed

    30 days from the deadline for offers, per the notice

What the buyer wants

  1. The subject of the contract is: Comprehensive IT service of Zachęta – National Art Gallery.
  2. A detailed description of the subject matter of the contract, a description of the contracting authority's requirements for implementation and reception, specify:
    • a description of the subject matter of the contract
    • Annex No 1 to the WWZ;
    • the proposed provisions of the contract
    • Annex No 3 to the WWZ.

CPV codes

  • 72000000IT services: consulting, software development, Internet and supportmain
  • 72250000System and support services
  • 72253000Helpdesk and support services
  • 72253200Systems support services
  • 72611000Technical computer support services
  • 72700000Computer network services

Conditions for participation & required documents

What the notice asks bidders to prove, and the documents it requires. Full text below.

Conditions in the notice

  • Key peopleNamed roles, CVs or minimum team

Detected automatically in the published notice. Always confirm against the tender documents.

Show the notice text (1)

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp zamawiający określa warunek/warunki udziału w postępowaniu dotyczący/-e:

  1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
  2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeśli wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
  3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej; Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
  4. zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna, że wykonawca spełni ww. warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że:
    1. wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej jedno zamówienie polegające na świadczeniu usługi wsparcia IT obejmujące co najmniej 80 użytkowników oraz łącznie Service Desk/helpdesk, wsparcie onsite, administrację serwerami i siecią oraz wsparcie środowiska Microsoft 365 lub równoważnego środowiska usług chmurowych obejmującego co najmniej obsługę poczty elektronicznej, zarządzanie tożsamością oraz współdzielenie dokumentów, realizowane w sposób ciągły przez okres minimum 12 miesięcy, gdzie wartość zamówienia wynosiła nie mniej niż 100.000 zł brutto.Przez każde jedno zamówienie Zamawiający rozumie usługę realizowaną w ramach jednej umowy. W przypadku usługi, która jest nadal kontynuowana Zamawiający wymaga, aby okres jej zrealizowanej części wynosił co najmniej 12 miesięcy.
    2. dysponuje opisanym niżej zespołem osób delegowanych na stałe do realizacji przedmiotowego zamówienia, które posiadają odpowiednie doświadczenie w zakresie świadczenia usługi wsparcia IT, w tym co najmniej:
      • 2 osobami w roli konsultanta onsite, każdy z min. 2 letnim doświadczeniem w realizacji usług wsparcia IT w tym obszarze;
      • 3 osobami w roli konsultantów dedykowanych do wsparcia online, każdy z min. 3 letnim doświadczeniem w realizacji usług wsparcia IT w tym obszarze;
      • 1 osobą w roli Administratora systemów, z min. 5 letnim doświadczeniem w realizacji usług wsparcia IT w tym obszarze w tym doświadczenie zdobyte podczas realizacji usług obejmujących administrację środowiskiem Microsoft Windows Server, Active Directory, DNS/DHCP, Hyper-V oraz Microsoft 365/Entra;
      • 1 osobą w roli Specjalisty Bezpieczeństwa IT, z min. 3 letnim doświadczeniem w realizacji usług wsparcia IT w tym obszarze w tym w zakresie sieci, Palo Alto/FortiGate, VPN, VLAN, analizy logów/incydentów;
      • 1 osobą w roli Koordynatora Usługi, z min. 2 letnim doświadczeniem w realizacji usług wsparcia IT w tym obszarze. Zamawiający dopuszcza łączenie ról Administratora Systemów, Specjalisty ds. Bezpieczeństwa IT oraz Koordynatora Usługi w taki sposób że jedna osoba może pełnić maksymalnie dwie spośród wskazanych tu ról, pod warunkiem spełniania wymagań przewidzianych dla każdej z nich.Niedopuszczalne jest pełnienie przez jedną osobę wszystkich wyżej wskazanych trzech ról jednocześnie. Przez dysponowanie osobami skierowanymi do realizacji zamówienia przez cały okres jego wykonywania Zamawiający rozumie zapewnienie stałej dostępności tych osób do realizacji usług objętych zamówieniem.Zamawiający dopuszcza zmianę osoby wskazanej w wykazie pod warunkiem zastąpienia jej osobą posiadającą kwalifikacje i doświadczenie nie gorsze niż wymagane w niniejszym warunku udziału w postępowaniu. Osoby wskazywane w ramach warunku udziału w postępowaniu musza być tymi samymi osobami, którymi Wykonawca będzie się legitymował na potrzeby kryterium oceny ofert.Pozostałe informacje odnośnie powyższego warunku: W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza łączenia potencjału podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w celu spe

Original language: Polish

Required documents and declarations

According to STC

Bid bond & performance security

Tender security (bid bond)
not required
Performance security
not required

What the notice says about securities

Wadium: non-required | Security of performance of contract: not required

Options, renewals, framework

  • Options: foreseen
EXAMPLE — not a result for your companyCan you bid? Your readiness check

This is how SalesDots checks this tender: the notice's conditions, this contract's own facts, the requirements typical for its category and your company's registers. The statuses below are an example; you see the real result after signing in.

4 met · 0 expiring · 0 missing · 4 to check

Conditions in this notice

  • Key peopleyour team matched to the required rolesIn your profile

This tender's facts

  • Price — 60% of the scoreyour price against past winning bidsNeeds a look
  • Team experience — 30% of the scoreevidence ready for this award criterionNeeds a look
  • Response time — 10% of the scoreevidence ready for this award criterionNeeds a look

Typical for: Managed services

  • Service levels (SLA)availability, response and penalty terms you can meetIn your profile
  • Information securityISO/IEC 27001 or equivalent controlsIn your profile
  • Service and data locationwhere the service runs and where data is keptNeeds a look
  • Business continuitybackups, disaster recovery and an exit planIn your profile

Registers — checked automatically

  • KRS / CEIDG statuscompany active, representation matchesVerified
  • NIP and VAT white listactive VAT payer, account listedVerified
  • Beneficial owners (CRBR)filing matches KRSVerified
  • EU VAT (VIES)number active in VIESVerified
  • LEI (GLEIF)LEI issued and renewed, data matches the registerVerified
  • Sanctions screeningcompany and owners not listedVerified

Award criteria

The full criteria and their weights, as published in the notice.

  • Price60%
  • Team experience30%
  • Response time10%

Buyer

ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI

Address
Warszawa, Poland
Region (NUTS)
PL14

Register identifiers

NIP (tax id)
5260251210
REGON
000275949
EU VAT
PL5260251210

What this buyer bought before

Recent IT contracts awarded by the same buyer, from published award notices.

No earlier IT award by this buyer is published yet.

How to submit an offer

Offers are submitted only on the buyer's platform, before the deadline for offers.

Questions & answers

What is the deadline for offers in "Comprehensive IT service for Zachęta – National Gallery of Art"?

Offers are due by 6 Nov 2026, 10:00 CET.

What is the estimated value?

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Who is the buyer?

ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI (Warszawa, Poland); NIP (tax id) 5260251210, REGON 000275949.

Where and how do I submit an offer?

Offers are submitted electronically on https://zacheta.ezamawiajacy.pl/.

How are offers scored?

Price 60%, Team experience 30%, Response time 10%.

Is a bid bond required?

No, the notice does not require a bid bond.

Win it with SalesDots

Read the documents for you

SalesDots fetches the tender documents (or takes your upload when a platform does not allow it) and answers the two questions that matter first: what the buyer wants built, and what you must prove to take part, each with the exact quote and page.

Analyse documents

Match it with your profile

Every certificate, reference and role is checked against your company: green when you have it, amber when it expires before the deadline, grey when it needs a look.

Check my fit

Prepare your response

Turn the conditions into a bid checklist with owners and due dates, draft the questions to the buyer and keep the team on one plan.

Start a response

Never miss a change

Track the deadline, amendments and answers to clarification questions, and get similar tenders and re-tenders before they are published.

Track this tender

Source: Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP). SalesDots is not the contracting authority; offers are submitted only through the buyer's platform. Data from the official notice, refreshed 3 Nov 2026, 23:46 CET.