Supply of Microsoft Exchange Server Subscription Edition licences together with an update of the on-premises environment

MIASTO KATOWICEKatowice, PolandNotice 2026/BZP 00526817/01 · Reference number: ocds-148610-2174f87e-efb5-43db-b2e2-19c8e20bbbef

At a glance

MIASTO KATOWICE (Katowice, Poland) is tendering: Supply of Microsoft Exchange Server Subscription Edition licences together with an update of the on-premises environment. Offers are due 16 Nov 2026, 10:00 CET. 2-month contract.

Official noticeTender documents

Already a customer? Open it in the app

Translated from the official notice. The original text is the legally binding one.

Free · no account

Get tenders like this one by e-mail

Similar tenders (Software licences & SaaS · Poland) once a week, only when there are new ones. No account.

Company address only. We do not accept Gmail, Outlook, WP or similar mailboxes.

Key facts

Deadline
not published
Estimated value
2 months
Duration
Open procedure
Procedure
6 Nov 2026
Published
ocds-148610-2174f87e-efb5-43db-b2e2-19c8e20bbbef
Reference number
Software package and information systems (48000000)
Main CPV
not allowed
Variant offers

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Dates

Every date of the notice and its changes, in order. Times: Brussels / Warsaw.

  1. Notice published

  2. Deadline for offers

  3. Opening of offers

  4. Offers binding until (computed)computed

    29 days from the deadline for offers, per the notice

What the buyer wants

The subject of the order is:

  1. Delivery for a period of 24 months license:
    1. Microsoft Exchange Server Subscription Edition in Enterprise Edition for the environment on-premises – 2 licenses.
    2. Microsoft Exchange Server Subscription Edition Standard User CAL" - 400 licenses.
    3. Microsoft Exchange Server Subscription Edition Enterprise User CAL”-10 licenses.
  2. Upgrading with the preservation of existing data, integration, settings and configurations covered by the work of part of the environment, including hybrid environment configuration.
  3. Detailed scope of the order includes Description of the subject matter of the contract (Annex 9 to the WWZ)

CPV codes

  • 48000000Software package and information systemsmain
  • 72260000Software-related services
  • 72611000Technical computer support services

Conditions for participation & required documents

What the notice asks bidders to prove, and the documents it requires. Full text below.

This notice does not spell out the conditions to take part; they are in the tender documents. SalesDots fetches the documents where the platform allows it (or takes your upload), reads them for you and turns them into this checklist.

Show the notice text (1)

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

  1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy będący osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, a także wykonawcy ci występujący wspólnie (np. spółka cywilna, konsorcjum), o ile spełniają warunki określone w ustawie oraz w niniejszej specyfikacji – zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
  2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: taki warunek nie wynika z odrębnych przepisów
  3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności ekonomicznej lub finansowej niezbędnej do realizacji zamówienia, jeżeli wykaże, że posiada zdolność kredytową lub środki finansowe w wysokości 200 000 PLN. Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski (tabela A).
  4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający wymaga, aby wykonawca spełnił minimalne warunki tj.: wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych - wykonuje), w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie minimum dwie dostawy/usługi polegające na dostawie licencji Microsoft Exchange Server dla systemu z minimum 1000 użytkowników każda.Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca wykazując swoje doświadczenie powołał się na jedno zadanie, jeżeli obejmuje ono zarówno dostawę usług wsparcia jak i konfigurację produktów.W przypadku, gdy ofertę składają wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie, warunki określone powyżej winien spełnić co najmniej jeden z członków konsorcjum. b) dysponuje co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech lat brała udział w co najmniej dwóch projektach aktualizacji lub migracji środowiska Exchange Server, w tym co najmniej jednym środowisku hybrydowym i jednym środowisku wykorzystującym DAG, posiada doświadczenie w administracji Exchange Server 2019 lub Exchange Server Subscription Edition lub ich bezpośrednimi poprzednikami oraz posiada doświadczenie w aktualizacji CU/SU, Active Directory, środowisku CA, przepływie poczty i konfiguracji hybrydowej oraz posiada aktualny certyfikat „Microsoft 365 Certified: Administrator Expert” lub wyższy/inny równoważny lub wyższy.

Original language: Polish

Bid bond & performance security

Tender security (bid bond)
not required
Performance security
required

What the notice says about securities

Wadium: niewymagane | Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: wymagane

Original language: Polish

EXAMPLE — not a result for your companyCan you bid? Your readiness check

This is how SalesDots checks this tender: the notice's conditions, this contract's own facts, the requirements typical for its category and your company's registers. The statuses below are an example; you see the real result after signing in.

1 met · 1 expiring · 0 missing · 6 to check

This tender's facts

  • Performance securityrequired from the winner before signingNeeds a look
  • Price — 60% of the scoreyour price against past winning bidsNeeds a look
  • Additional persons certified — 40% of the scoreevidence ready for this award criterionNeeds a look
  • Who wins at this buyerrecently: INTEGRATED SOLUTIONS Sp. z o.o., KLARCOM Sp. z o.o. — 5 different winners in the last 6 awardsNeeds a look

Typical for: Software licences & SaaS

  • Licence reseller authorisationpartner status with the software vendorNeeds a look
  • Licence model and quantitiesnamed-user, device or subscription terms as in the noticeNeeds a look
  • Data location and GDPREU hosting and a data processing agreement for cloud servicesIn your profile
  • Vendor support and updatessupport level and update rights for the contract periodExpires before the deadline

Registers — checked automatically

  • KRS / CEIDG statuscompany active, representation matchesVerified
  • NIP and VAT white listactive VAT payer, account listedVerified
  • Beneficial owners (CRBR)filing matches KRSVerified
  • EU VAT (VIES)number active in VIESVerified
  • LEI (GLEIF)LEI issued and renewed, data matches the registerVerified
  • Sanctions screeningcompany and owners not listedVerified

Free · no account

Get tenders like this one by e-mail

New tenders like this one (Software licences & SaaS · Poland), once a week and only when there are new ones.

Company address only. We do not accept Gmail, Outlook, WP or similar mailboxes.

Free check · 10 seconds

Does your company fit this tender?

Enter your tax number. We compare your public contract history with this tender — no account needed.

Company address only. We do not accept Gmail, Outlook, WP or similar mailboxes.

Award criteria

The full criteria and their weights, as published in the notice.

  • Price60%
  • Additional persons certified40%

Buyer

MIASTO KATOWICE

Address
Katowice, Poland
Region (NUTS)
PL24

Register identifiers

NIP (tax id)
6340010147
REGON
276255387
EU VAT
PL6340010147

What this buyer bought before

55 IT contract award notices 2019–2026, €18m in total.

  • Zakup subskrypcji VMWARE VSphere Foundation dla serwerów Wydziału Zarządzania Kryzysowego na okres 12 miesięcy

    Winner: INTEGRATED SOLUTIONS Sp. z o.o. · 3 bids

    PLN 374,781

    22 Oct 2026

  • Zakup subskrypcji VMware vSphere Foundation na okres 12 miesięcy

    Winner: KLARCOM Sp. z o.o. · 2 bids

    PLN 315,494

    19 Oct 2026

  • Świadczenie usług utrzymaniowych dla Katowickiego Inteligentnego Systemu Monitoringu i Analizy przez okres 24 miesięcy

    Winner: SKTC Sp. z o.o. · 1 bid

    PLN 1.3m

    16 Oct 2026

  • Zakup subskrypcji oprogramowania Microsoft na okres 12 miesięcy

    Winner: ALLNET Sp. z o.o. · 9 bids

    PLN 846,843

    11 Sept 2026

  • Modernizacja infrastruktury sieciowej Urzędu Miasta Katowice i modernizacja systemu Kontroli Dostępu do Sieci

    Winner: NTT POLAND Sp. z o.o. · 1 bid

    value not disclosed

    4 Sept 2026

  • Zakup licencji oprogramowania System Center Configuration Manager na okres 36 miesięcy

    Winner: INTEGRATED SOLUTIONS Sp. z o.o. · 4 bids

    PLN 414,038

    6 Aug 2026

How to submit an offer

Offers are submitted only on the buyer's platform, before the deadline for offers.

Questions & answers

What is the deadline for offers in "Supply of Microsoft Exchange Server Subscription Edition licences together with an update of the on-premises environment"?

Offers are due by 16 Nov 2026, 10:00 CET.

What is the estimated value?

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Who is the buyer?

MIASTO KATOWICE (Katowice, Poland); NIP (tax id) 6340010147, REGON 276255387.

Where and how do I submit an offer?

Offers are submitted electronically on https://umkatowice.ezamawiajacy.pl/pn/umkatowice/demand/334858/notice/public/details.

How are offers scored?

Price 60%, Additional persons certified 40%.

Is a bid bond required?

No, the notice does not require a bid bond.

Which procedure is used?

Open procedure.

Win it with SalesDots

Read the documents for you

SalesDots fetches the tender documents (or takes your upload when a platform does not allow it) and answers the two questions that matter first: what the buyer wants built, and what you must prove to take part, each with the exact quote and page.

Analyse documents

Match it with your profile

Every certificate, reference and role is checked against your company: green when you have it, amber when it expires before the deadline, grey when it needs a look.

Check my fit

Prepare your response

Turn the conditions into a bid checklist with owners and due dates, draft the questions to the buyer and keep the team on one plan.

Start a response

Never miss a change

Track the deadline, amendments and answers to clarification questions, and get similar tenders and re-tenders before they are published.

Track this tender

Source: Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP). SalesDots is not the contracting authority; offers are submitted only through the buyer's platform. Data from the official notice, refreshed 6 Nov 2026, 11:17 CET.