Delivery and implementation of a platform for process robotization (RPA) along with licenses and robotization of selected processes of the Provincial Team for Determining Disability in Łódź.

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZIŁódź, PolandNotice 2026/BZP 00500813/01 · Reference number: ocds-148610-538b9afe-c81c-4eec-b13b-c91d09d53066

At a glance

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI (Łódź, Poland) is tendering: Delivery and implementation of a platform for process robotization (RPA) along with licenses and robotization of selected processes of the Provincial Team for Determining Disability in Łódź.. Offers are due 30 Oct 2026, 10:00 CET. Bidders must show, among other things: references, key people, bid deposit.

Translated from the official notice. The original text is the legally binding one.

Key facts

Deadline
not published
Estimated value
22 Oct 2026
Published
ocds-148610-538b9afe-c81c-4eec-b13b-c91d09d53066
Reference number
Software package and information systems (48000000)
Main CPV
not allowed
Variant offers

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Dates

Every date of the notice and its changes, in order. Times: Brussels / Warsaw.

  1. Notice published

  2. Deadline for offers

  3. Opening of offers

  4. Offers binding until (computed)computed

    29 days from the deadline for offers, per the notice

  5. Planned end of the contract

What the buyer wants

  1. The subject of this contract is the delivery of licenses and the launch of a platform for robotic processes of the South Africa class (Robotic Process Automation), the design, manufacture and implementation of software robots automating four processes (hereinafter: "Processes") carried out by the Provincial Disability Resolution Team in Łódź, as well as the development of documentation, training for max 10 people and the granting of warranty.
  2. Proceedings requiring access to the Customer's Area Systems and Data will be carried out at the premises of the Provincial Disability Resolution Team in Łódź, ul. Aleknicza 6, or remotely, only through the access channel indicated by the Ordering Party, on the principles set out in point 8 of the OPA.
  3. A detailed description of the subject matter of the order includes Annexes No 1 to the WWZ.
  4. The conditions and manner of performance of the contract are also laid down in the draft provisions of the contract, which constitute Annex No 6 to the WWZ.
  5. Where the Contracting Authority describes in the description of the subject matter of the contract the subject matter of the order by indicating the trademarks, patents or origin, the source or specific process which characterises the products or services provided by the Contractor, it should be understood that equivalent solutions are permitted.The operation of sample names of the manufacturer is only intended to clarify the level of expectations of the Contracting Authority in relation to a specific solution. Thus, the use of producer names or products is purely exemplary.The contracting authority, when describing the subject of the contract, indicating the designation of the particular manufacturer (supplier) or the specific product, shall at the same time allow equivalent products with qualitative parameters and performance characteristics, at least at the level of the parameters of the product indicated, thereby recognising any product with the specified parameters or better. ‘parameters’ means functionality, purpose, materials, shape, size, safety and durability.Any ‘products’ from specific manufacturers shall specify the minimum quality parameters and performance characteristics which ‘products’ must correspond to in order to meet the requirements set by the Contracting Authority and shall constitute only a qualitative standard of the subject-matter of the contract.
  6. Whenever the Ordering Party describes the subject matter of the contract by reference to standards, European technical assessments, approvals, technical specifications and technical references systems, it shall allow equivalent solutions to the described. Other information in this respect is included in Chapter III of the WWZ.

CPV codes

  • 48000000Software package and information systemsmain
  • 72210000Programming services of packaged software products
  • 72212900Miscellaneous software development services and computer systems
  • 72212920Office automation software development services
  • 72263000Software implementation services
  • 80533100Computer training services

Conditions for participation & required documents

What the notice asks bidders to prove, and the documents it requires. Full text below.

Conditions in the notice

  • ReferencesSimilar contracts delivered before
  • Key peopleNamed roles, CVs or minimum team
  • Bid depositA deposit or guarantee with the offer

Detected automatically in the published notice. Always confirm against the tender documents.

Show the notice text (1)

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 4) zdolności technicznej lub zawodowej:

  1. Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3* lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 usługi w wdrożenia platformy klasy RPA, z których każda obejmowała wytworzenie i uruchomienie produkcyjne co najmniej 3 zautomatyzowanych procesów o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto każda usługa oraz projekt był realizowany dla organizacji z sektora finansów publicznych; *okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
  2. Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować:
    • Kierownikiem Projektu, który w okresie ostatnich 3 lat*** kierował co najmniej 1 projektem polegającym na wdrożeniu co najmniej 3 Automatyzacji** uruchomionych produkcyjnie;
    • Analitykiem, który w okresie ostatnich 3 lat przeprowadził analizę co najmniej 5 procesów, dla których wdrożono produkcyjnie Automatyzacje;
    • co najmniej 2 Deweloperami, z których każdy w okresie ostatnich 3 lat wytworzył i wdrożył produkcyjnie co najmniej 5 Automatyzacji w technologii oferowanej Platformy. Doświadczenie Deweloperów stanowi dodatkowo kryterium oceny ofert. Nie dopuszcza się łączenia funkcji Kierownika Projektu i Analityka przez jedną osobę. *** okres wyrażony w latach liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.W przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających wykonywanie zamówienia przez wskazaną przez wykonawcę osobę, wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia
    • z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest przedstawić do zatwierdzenia zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej oraz w przypadku Kierownika zespołu wykonawcy uzyskałaby w ramach kryterium oceny ofert taką sama liczbę punktów co osoba, którą będzie miała zastąpić.Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o zwrot kosztów wynikających bezpośrednio lub pośrednio z usunięcia lub wymiany osoby, wyznaczonej przez wykonawcę do pełnienia funkcji Koordynatora; **Przez Automatyzację rozumie się wytworzony przez Wykonawcę kod (scenariusz) Robota realizujący dany Proces wraz z konfiguracją; automatyzacji pełniących wyłącznie funkcję pobierania i kolejkowania zadań nie liczy się odrębnie).Nie dopuszcza się łączenie funkcji Kierownika Projektu i Analityka przez jedną osobę.” UWAGA: Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego w rozdziale VI ust. 1 pkt 4, lit. a), jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ.Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowe prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Original language: Polish

Bid bond & performance security

Tender security (bid bond)
required
Performance security
not required

What the notice says about securities

Wadium: wymagane | Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: niewymagane

Original language: Polish

EXAMPLE — not a result for your companyCan you bid? Your readiness check

This is the SalesDots check: every condition in the notice, the company registers and your whole company profile — certificates with expiry dates, team, references and financials — in one place. The results below are an example; you see the real one after signing in.

12 met · 1 expiring · 2 missing · 3 to check

Conditions in this notice

  • References3 matching references from the last 3 yearsIn your profile
  • Key people2 people in the team meet itIn your profile
  • Bid depositdeposit amount and form to prepareNeeds a look

Registers — checked automatically

  • KRS / CEIDG statuscompany active, representation matchesVerified
  • NIP and VAT white listactive VAT payer, account listedVerified
  • Beneficial owners (CRBR)filing matches KRSVerified
  • EU VAT (VIES)number active in VIESVerified
  • LEI (GLEIF)LEI issued and renewed, data matches the registerVerified
  • Sanctions screeningcompany and owners not listedVerified

Company profile — matched to the requirements

  • ISO/IEC 27001company certificate, validIn your profile
  • ISO 9001company certificate — renew before you bidExpires before the deadline
  • ISO 22301add it or bring in a consortium partnerNot in your profile yet
  • Project manager — PMP / PRINCE22 people, 5+ years of experienceIn your profile
  • Solution architect — TOGAFno certified personNot in your profile yet
  • IT references, last 3 years3 public-sector implementationsIn your profile
  • Turnover, last 3 yearsfrom financial statementsIn your profile
  • Partner status (Microsoft, SAP, Oracle)to confirm with the vendorNeeds a look
  • Security clearance (Poufne, NATO)to check in the teamNeeds a look
Check it against my company

Award criteria

The full criteria and their weights, as published in the notice.

  • Price60%
  • Developer experience20%
  • Time to remove critical error10%
  • Warranty period10%

Buyer

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI

Address
Łódź, Poland
Region (NUTS)
PL10
Website
www.gov.pl
Official contact address
[email protected]
The functional mailbox published in the notice. We never publish personal data.

Register identifiers

NIP (tax id)
7251028465
REGON
004308002
EU VAT
PL7251028465

What this buyer bought before

11 IT contract award notices 2025–2026, €2.4m in total.

  • Podniesienie cyberodporności Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi wraz z podległymi mu jednostkami administracji zespolonej

    Winner: COMCERT Spółka Akcyjna

    PLN 5.2m

    26 May 2026

  • Planowanie radiowe i audyt zasięgów radiowych, w tym w wybranych lokalizacjach rozbudowanej sieci w rama projektu FENX.06.01-IP.003/24

    Winner: YAGI-FRYSKA Sławomir Fryska · 3 bids

    PLN 73,800

    30 Apr 2026

  • Usługa wydruku centralnego dla potrzeb Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi

    Winner: SOFEX Michał Szymczak · 1 bid

    PLN 428,778

    27 Apr 2026

  • Budowa systemu wirtualizacji serwerów oraz systemu kopii zapasowych na potrzeby wdrażanych rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa

    Winner: Forteca sp. z o.o. sp. k.

    PLN 1.2m

    13 Mar 2026

  • Zapewnienie opieki serwisowej dla systemu finansowo-księgowego TBD-FK "Finanse i Księgowość" w 2026 r.

    Winner: TBD Systemy Informatyczne sp. z o.o

    PLN 234,684

    31 Dec 2025

  • Zapewnienie opieki serwisowej ze strony firmy AGEMA SI nad funkcjonowaniem systemów informatycznych - kadrowo-płacowego Agema HR Plus oraz zarządzania czasem p…

    Winner: Robert Wąsik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą "AGEMA - Systemy Informatyczne" Robert Wąsik

    PLN 169,740

    30 Dec 2025

How to submit an offer

Offers are submitted only on the buyer's platform, before the deadline for offers.

Questions & answers

What is the deadline for offers in "Delivery and implementation of a platform for process robotization (RPA) along with licenses and robotization of selected processes of the Provincial Team for Determining Disability in Łódź."?

Offers are due by 30 Oct 2026, 10:00 CET.

What is the estimated value?

The buyer did not publish an estimated value in the notice.

Who is the buyer?

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI (Łódź, Poland); NIP (tax id) 7251028465, REGON 004308002.

Where and how do I submit an offer?

Offers are submitted electronically on https://platformazakupowa.pl/pn/uw.lodz.

How are offers scored?

Price 60%, Developer experience 20%, Time to remove critical error 10%, Warranty period 10%.

Is a bid bond required?

Yes, the notice requires a tender security (bid bond).

Win it with SalesDots

Read the documents for you

SalesDots fetches the tender documents (or takes your upload when a platform does not allow it) and answers the two questions that matter first: what the buyer wants built, and what you must prove to take part, each with the exact quote and page.

Analyse documents

Match it with your profile

Every certificate, reference and role is checked against your company: green when you have it, amber when it expires before the deadline, grey when it needs a look.

Check my fit

Prepare your response

Turn the conditions into a bid checklist with owners and due dates, draft the questions to the buyer and keep the team on one plan.

Start a response

Never miss a change

Track the deadline, amendments and answers to clarification questions, and get similar tenders and re-tenders before they are published.

Track this tender

Source: Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP). SalesDots is not the contracting authority; offers are submitted only through the buyer's platform. Data from the official notice, refreshed 23 Oct 2026, 19:20 CEST.